Tip: Transparant en serie..By Participation2point0 for Gemeente Eindhoven

In onze visie zijn er drie belangrijke vragen bij deze Challenge:
1.       Welke technische middelen gebruik je voor welk type inspraak en hoe houd je deze gescheiden?
2.       Hoe krijg je mensen aan het participeren, op welke mensen richt je je?
3.       Hoe verwerk je de (verschillende vormen van) input die je ontvangt?
Dit concept gaat in op de derde vraag.

Wie beheert de portal?
Om goed overzicht te houden, en om snel en accuraat te reageren op de input van burgers op de portal, is het noodzakelijk om verantwoordelijken aan te stellen. Ons idee is om per portal, dus per onderwerp, een verantwoordelijke afdeling binnen de gemeentelijke organisatie aan te stellen. Binnen deze afdeling dient een verantwoordelijke medewerker aangesteld te worden die als taak heeft om snel en accuraat te antwoorden.
Deze oplossing heeft als voordeel dat er snel en bovendien ook inhoudelijk gereageerd kan worden omdat het door iemand gedaan wordt die op de afdeling werkt die met het project of plan betrokken is.

Naast een verantwoordelijke per portal is er een platformverantwoordelijke nodig (zoiets wat Gaby voor deze Challenge is) om ervoor te zorgen dat de juiste verantwoordelijken worden aangesteld en de juiste lijntjes binnen de gemeentelijke organisatie gelegd worden. Deze persoon is tevens de hoofdverantwoordelijke voor algemene portals die niet onder te verdelen zijn bij de verschillende afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie, zoals onderwerpen als Eindhoven studentenstad of een portal voor klachten over hondenpoep, kapotte lantaarnpalen en dergelijke. Dit alles staat in zijn/haar taakomschrijving waardoor er een kleinere kans bestaat dat de communicatie of interactie met burgers via deze portals doodbloedt vanuit de kant van de gemeente.

Beloning?
In meerdere redesigns is geopperd dat om mensen te stimuleren een soort beloningssysteem moet worden verzonnen. Wijzelf denken dat de ‘beloning’ zit in zichtbare invloed op besluitvorming en projecten. Een te grote beloning zou dan het doel op zich worden in plaats van participatie. Als er toch beloond wordt, dan in de een passende vorm: een gratis bibliotheekabonnement of iets dergelijks.

Verwerking van de input
Een belangrijke factor voor het succes van een participatieplatform is de mate waarin de input gebruikt wordt en hoe zichtbaar dit is. Het is dus aan de gemeente om input van burgers serieus te nemen en op passende wijze mee te nemen waar mogelijk.

De portals die we in het redesign ‘Interactie op maat’ hebben voorgesteld zijn hiervoor geschikt. Dit portal dient behalve als inputplatform ook als informatiekanaal. Wanneer de burger om creatieve input is gevraagd, kan teruggekoppeld worden welke plannen het best beoordeeld zijn en meegenomen worden. De indieners van deze ideeën kunnen betrokken worden in het vervolg (uitnodigen voor bepaalde bijeenkomsten, klankbordgroep bij uitwerken van de plannen). Het portal kan in haar informatievoorziening duidelijk naar voren laten komen welk deel van de plannen afkomstig is van de indieners. In latere fases, bijvoorbeeld feedback op vergevorderde plannen, is het waarschijnlijk lastiger om alle input mee te nemen op een manier die alle betrokkenen tevreden stelt. Door heldere informatievoorziening en het op serieuze wijze behandelen van alle invoer is het wel mogelijk om dit zo goed mogelijk te doen. (Dit blijft een beetje vaag, maar dit is ook een moeilijk punt.) Commentaar op plannen kan bijvoorbeeld door medewerkers gebundeld worden en als volwaardig beleidsstuk worden meegenomen.